Руководители успешного бизнеса не раз отмечали, что основная сила компании — в её кадрах, в сплочённом профессиональном коллективе. Поддерживать его помогает корпоративная культура, инструменты которой меняются по мере развития технологий. Всё больше топ-менеджеров приходит к мнению, что динамично развивающейся организации необходимы современные средства общения и что это напрямую сказывается на результате работы в компании любого уровня.
Одним из эффективных инструментов корпоративной культуры, без которого сегодня сложно представить работу крупного предприятия, является корпоративный портал. Для его создания и успешного функционирования существует несколько проверенных платформ, однако для успешного развития компании, в том числе при помощи интранет-портала, нужно больше, чем просто удобная платформа.
Файлы и люди
Деятельность любого бизнеса неизбежно связана с документами. Когда они хранятся на жёстком диске, это, во-первых, ненадёжно. Во-вторых, процесс поиска необходимого экземпляра может существенно затянуться, если не знать в какой папке он находится, кто и когда создавал файл, есть ли к нему доступ. Поэтому важно, когда хранение и доступ к файлам становится одной из ключевых задач корпоративного портала, а система поиска документов удобной и прозрачной. Например, это предусмотрено в интранет-порталах на платформе WSS Portal, которые успешно используют в таких компаниях как НПФ "Сбербанк", ПАО "Полюс", СТС, Роснано, ABInBev Efes и других. По словам программистов-разработчиков этой платформы компании WSS-Consulting, в любом разделе интранет-портала достаточно начать вводить запрос в поисковую строку и сразу же начинают предлагаться возможные варианты страниц. Так, модуль "Документы" позволяет искать файлы по названию и их содержимому, осуществлять фильтрацию по типам и категориям документов.
Одновременно решается вопрос с поиском рабочего места коллег и с часто задаваемым вопросом особенно в крупных организациях — "кто есть кто". И если на стандартных корпоративных порталах, как правило, есть лишь адресная книга сотрудников, то на платформе WSS Portal можно реализовать, например, поэтажный план, где будет отображена рассадка всех коллег согласно общему плану офиса. С помощью удобной визуализации структуры компании сотрудник может найти нужное ему подразделение, а также ознакомиться с перечнем работников, которые работают в искомом подразделении.
Возможность дополнить и изменить
Другая важная составляющая корпоративного портала — масштабируемость. Как бы компания ни наращивала активы, сколько бы новых направлений деятельности и новых коллег по офису ни появлялось, портал должен иметь возможность объединить всё это и сделать информацию доступной и понятной для всех пользователей. Например, на крупнейшем золотодобывающем предприятии России ПАО "Полюс" интранет-портал охватывает 19 компаний в шести регионах и 6500 пользователей.
"В крупной распределённой компании одна из главных задач интранет-портала — информирование сотрудников, поэтому в большинстве случаев портал имеет новостной блок, важные объявления и другие виджеты информирования, — рассказал "ДП" генеральный директор компании-разработчика корпоративных интранет-порталов WSS-Consulting. — Учитывая распределённую структуру холдинга Полюс, мы сделали портал с персонализированным контентом для каждой структурной единицы, чтобы пользователь одной компании видел сначала новости именно своего предприятия или подразделения. Такое решение экономит время сотрудников и повышает интерес к порталу".
Одновременно с идентификацией сотрудника происходит и разграничение его прав доступа к имеющейся файловой системе. Например, можно сделать недоступными корпоративные документы для находящихся на испытательном сроке работников, установить запрет на редактирование определённых файлов сотрудникам из других структурных подразделений и т.д.
Общение и онлайн сервисы
Объединить всех сотрудников в одну команду — задача непростая даже для небольшой компании, а для предприятия с крупной филиальной сетью и подавно. Руководители часто прибегают к инструментам, которые помогают оценить степень удовлетворённости подчиненного работой через его вовлечённость в корпоративные процессы. Здесь опять на помощь приходит корпоративный портал.
Значение имеет каждая деталь: совместные мероприятия, массовое оповещение о предстоящих изменениях, дни рождения сотрудников, возможность участия в обсуждениях, в том числе по оптимизации работы отделов. Портал может быть построен по принципу привычной всем социальной сети, где коллеги свободно общаются, решают текущие производственные задачи, независимо от того, в каком городе находится их филиал.
Отдельно стоит сказать про лёгкость редактирования контента. Чтобы добавить новую информацию на корпоративный портал, в некоторых случаях необходимо пройти предварительное обучение. В случае с платформой WSS Portal — всё довольно просто и прозрачно. "Создание нового контента для пользователей перестает быть проблемой, если использовать функциональный и удобный редактор", — пояснил Геннадий Попов.
Кроме того, значительно упрощает деятельность компании и экономит время сотрудников — автоматизация рутинных процессов. По словам эксперта, для этого в работу интранет-портала можно интегрировать различные онлайн-сервисы.
"Такие сервисы упрощают работу HR-менеджеров, IT-отдела и секретарей. Каждый сотрудник в удобное время может подать заявку на выдачу оборудования, заказать доставку, оформить пропуск или забронировать переговорную. Процессы организованы с использованием стандартных рабочих процессов SharePoint, что позволяет их изменять и настраивать силами модераторов портала, без изменения исходного кода", — добавил Геннадий Попов.
В итоге получается, что грамотное управление коллективом позволяет не только уменьшать расходы на содержание компании за счёт сокращения количества командировок, затрат на мобильную связь и автоматизации сервисов и заявок, но повышать корпоративный дух, сокращая адаптацию вновь принятого персонала, улучшая коммуникации внутри компании, повышая вовлечённость коллектива в рабочие процессы. Все это, в свою очередь, помогает добиваться лучших результатов. А это уже актуально для любой, даже для самой небольшой компании.
