Нередки ситуации, когда по ходу исполнения договора подрядчик вдруг начинает ставить дополнительные условия. Такие случаи — головная боль для любого заказчика, ведь они чреваты допрасходами, потерей времени, сбоем производственных процессов. Решение, как минимизировать подобные издержки, нашли в "Газпром нефти".
Была разработана новая методология управления договорными обязательствами, а на ее основе создана автоматизированная IT-система, отслеживающая все стадии исполнения контракта. В чём суть нового подхода компании к управлению обязательствами и каких результатов удалось достичь в ходе проделанной работы — разбирался "ДП".
"Газпром нефть" ежегодно организует тысячи закупок, по итогам которых заключает договоры подряда, возмездного оказания услуг и поставки. Они связаны с бурением, добычей нефти, капремонтом скважин, обустройством месторождений и приобретением сопутствующих нефтесервисных услуг, а также комплекса услуг, связанных с нефтепереработкой. Это капиталоёмкие контракты, зачастую высокорисковые. Риски связаны с тем, что помимо экономических и технологических факторов на этапе исполнения договоров нужно учитывать климатические и географические особенности, ведь деятельность компании преимущественно осуществляется в отдалённых регионах страны.
Постановка задачи
Любой договор — это обязательства сторон его заключивших, и каждая из них старается этими обязательствами управлять, не допуская сбоев. Для "Газпром нефти", как заказчика, задержка с исполнением одного договора может повлечь смещение по срокам реализации множества других задач. И таких ситуаций в компании стараются не допускать, для чего решили усовершенствовать методологию управления договорными обязательствами.
"Очевидно, что "в ручном режиме" решить эту задачу не просто, т.к. обязательств сторон довольно много. Поэтому было решено выделить её в отдельный бизнес-процесс, — говорит Дина Бойко, начальник департамента организации корпоративных закупок и контроля исполнения договоров "Газпром нефти". — При организации такого бизнес-процесса было решено обратить внимание не только на обязательства, которые касаются сроков и стоимости, но и на возможные риски на этапе исполнения договоров и проработку реакций на случай их наступления".
Дина Бойко, начальник департамента организации корпоративных закупок и контроля исполнения договоров "Газпром нефти"
То есть анализируются не только обязательства, возникающие при заключении или окончании договора, но и отдельные задачи, появляющиеся на этапе его исполнения. "Например, в процессе исполнения контракта, тщательно изучаются запросы на изменения условий договора, чтобы прийти к решению, а действительно ли нам нужны эти изменения условий, и как они влияют на выполнение работ", — отмечает Дина Бойко.
Таким образом, важнейшими задачами создания системы управления обязательствами стали отказ от неоправданных дополнительных затрат, обеспечение своевременного исполнения всех обязательств и предупреждение возникновения критических событий, которые могут повлиять на проект в целом, на его финансовую эффективность, показатели инвестиций. Именно под решение этих задач и стала формироваться методология.
Подготовка специалистов
На первом этапе был проведён аудит действующих договоров, а по его окончании сформирован бизнес-процесс и разработана ролевая модель. Стало понятно, каким количеством обязательств предстоит управлять, сколько специалистов нужно для этой задачи, какими компетенциями они должны обладать, какими их следует наделить полномочиями, правами, обязанностями, какова будет степень их ответственности и порядок взаимодействия между ними.
На этой стадии стало очевидно, что для управления обязательствами потребуются отдельные специалисты. Они будут следить не только за финансовой стороной дела и контролировать сроки исполнения, а за всеми условиями, которые прописаны в договоре. Причём уже на стадии возникновения потребности в той или иной услуге — при подготовке к закупке: то есть такой специалист будет участвовать в формировании договорной стратегии, подготовке технического задания и коммерческих условий. Он поможет составить сам договор, чтобы минимизировать коммерческие риски в ходе исполнения. Он же участвует в переговорах по согласованию условий, если возникают разногласия у сторон. Должность такого специалиста — контрактный инженер. При исполнении договора он контролирует и организует исполнение всех обязательств. Флажок, если что-то пошло не так, тоже поднимает контактный инженер.
"Это уникальные специалисты, — говорит Дина Бойко, — которые обладают инженерными, юридическими и экономическими компетенциями. Люди, которые знают про контракт всё".
Как правило, один контрактный инженер ведёт несколько договоров. В "Газпром нефти" был создан калькулятор сложности контракта, в соответствии с ним договор распределяется соответствующему специалисту согласно его квалификации. Предусмотрено 5 уровней компетенций контрактного инженера — начальный, базовый, продвинутый, экспертный, мастер.
Сейчас в "Газпром нефти" работает более 300 таких специалистов. "Профессия контрактного инженера в России новая, нам было сложно выделить в компании людей на эту позицию, поэтому вместе с менеджерами по персоналу была создана модель компетенций, которая описывает профиль такого специалиста, его навыки, — рассказывает Дина Бойко. — Мы уже задумались о создании профессионального стандарта, хотелось бы, чтобы эта профессия была не только в "Газпром нефти", но и в других компаниях, и чтобы соответствующих специалистов готовили вузы. В Омском государственном Техническом университете уже появилась дополнительная программа по контрактному менеджменту. Пока же этой специальности мы учим сами через мастер-классы, семинары, геймифицированные мероприятия".
Собственная IT-система
После того как была обкатана ролевая модель и определены участники бизнес-процесса, возникла потребность в инструментарии, с помощью которых назначенные специалисты будут управлять договорами. Поэтому следующий шаг — автоматизация процесса. Поскольку на рынке не было готовых решений, полностью соответствующих предъявляемым к IT-продукту бизнес-требованиям, компания разрабатывала его самостоятельно. Была создана система ЛИНКОН (от lean+contract – "бережливый контракт"). "Помимо прочего система может распознать, перенести в реестр, разметить все обязательства, поставить сроки и связать их друг с другом, обозначить критичные (то есть те, от которых зависят сроки реализации всего проекта). В скором времени появится опция распознавания обязательств из любого типа договорного документа, — отмечает Дина Бойко. — Система даёт предупреждающие сигналы, направляет уведомления, информирует менеджеров, руководителей, выдаёт данные об освоении денежных средств, прохождении этапов реализации договоров. Плюс видна вся отчётность по проекту — в виде текстов, таблиц, диаграмм и т.д."
ЛИНКОН интегрирована с другими системами "Газпром нефти", из которых она получает данные, документы, агрегирует их и обрабатывает. Как следствие, чтобы получить информацию по исполнению договора, нет необходимости опрашивать нескольких специалистов, система сама соберёт всю фактуру. "Доступ к ней в определённом виде могут получить и подрядные организации. Сейчас у партнёров появился запрос на создании функционала по согласованию определённых документов внутри системы. Таким образом, заказчик и исполнитель смогут работать в едином информационном пространстве", — говорят в "Газпром нефти".
На этапе опытной эксплуатации ЛИНКОН контролировал исполнение примерно 300 договоров, но уже в ближайшее время их число увеличится до 4000.
Итоги и перспективы
Результаты преобразований уже видны. По итогам 2022 года снижение трудоёмкости работ по управлению договорами составило 18%. Одновременно, значительно выросла скорость подготовки отчётных документов. Раньше на сбор необходимой отчётности по проекту уходило от нескольких часов до нескольких дней, а теперь минуты.
Дальнейшее развитие системы предполагается в двух направлениях. "На внутрикорпоративном уровне нам важно услышать мнение пользователей и претворять их в реальность, также точность автоматического распознавания обязательств должна становиться всё выше", — отмечает Дина Бойко. Во внешнем контуре одной из задач 2023 года является вывод системы за периметр компании. На рынок планируется вывести версию ЛИНКОН, которая могла бы быть востребована крупным и средним бизнесом, причём не только в составе топливно-энергетического комплекса.
В компании считают, что проведённая работа позволила выявить дополнительные точки экономии бюджета, снизить репутационные риски. С другой стороны, поскольку данный подход к управлению обязательствами является относительно новым, то возникли задачи, связанные с подготовкой специалистов. Очевидно, что необходимо вести работу с вузами, готовить новые учебные программы. В перспективе в выигрыше окажется весь бизнес, рутинные задачи будут выполнять компьютеры, а людям достанутся генерация новых идей и решение интересных, творческих задач.
